Tiedonhallinta sekä arkistointi sen osana on organisaation hankkiman,
tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Asiakirjojen
säilyttäminen edellyttää usein lain velvoitteiden noudattamista.
Toisaalta säilyttäminen sisältyy tiedolla johtamisen kulttuuriin: mitä
tehtiin tai mitä ei tehty?

Tiedonhallinta ja arkistointi tuntuvat olevan ongelma monessa
yrityksessä. Aina ei tiedetä, mitä asiakirjoja pitää säilyttää ja kuinka
kauan, joten asiakirjoja säilytetään liian pitkiä aikoja ja
arkistoidaan turhaan. Organisaation tulisi laatia ohje, joka helpottaa
asiakirjojen käyttöä, ylläpitoa ja hallintaa. Tätä kutsutaan esimerkiksi
nimellä tiedonhallintasuunnitelma. Sähköisen tiedon osalta puhutaan
tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS), joka koskee järjestelmissä olevaa
sähköistä tietoa.

Kenelle: Koulutus sopii erityisesti
yritysten ja organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaaville sekä
esim. HR-, talous- ja palkanlaskentahenkilöstölle. Organisaation on
tiedettävä asiakirjojen ja tiedon säilyttämisen vaatimukset!